เขียนอีเมล์ทางการภาษาอังกฤษอย่างไร

การสื่อสารที่สำคัญทางอีเมล์ ต้องแน่ใจว่าคุณใช้ข้อความและรูปแบบที่เป็นมืออาชีพ หากคุณต้องการเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว วิชาการ หรือวิชาชีพ ในบทความนี้เราจะวิธีการเขียนขั้นตอนการเขียนอีเมลที่เป็นทางการพร้อมทั้งตัวอย่างประกอบ

อีเมลที่เป็นทางการคืออะไร?

อีเมลที่เป็นทางการคืออีเมลที่ใช้ภาษาแบบมืออาชีพและรูปแบบที่ชัดเจนเพื่อเริ่มต้นหรือดำเนินการอภิปรายเรื่องที่สำคัญ
ผู้คนยังใช้อีเมลที่เป็นทางการเพื่อแสดงความเคารพเมื่อติดต่อกับคนที่พวกเขาไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน ธุรกิจต่างๆเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการสื่อสารให้มากที่สุด
 
อีเมล์ที่เป็นทางการสำคัญอย่างไร

อีเมล์ที่เป็นทางการมีความสำคัญ เนื่องจากสามารถใช้อภิปรายเรื่องที่สำคัญที่จะเกิดขึ้นจากบุคคลที่ไม่รู้จักคุ้นเคยหรือใช้สื่อสารในทางธุรกิจ การจัดรูปแบบอีเมลให้เหมาะสม ใช้คำที่สุภาพ ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครงานที่สอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง สามารถแสดงทักษะการสื่อสารอย่างมืออาชีพจากการเขียนอีเมล์ดังกล่าว

ขั้นตอนการเขียนอีเมล์ทางการ

1.เขียนหัวเรื่อง

หัวเรื่องของคุณระบุหัวข้ออีเมล ควรสั้น ชื่อเรื่องดูเป็นมืออาชีพ

2.ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ

เปิดข้อความในเนื้อหาอีเมลของคุณด้วยคำทักทายที่เป็นทางการ ถึงผู้รับด้วยชื่อหรือนามสกุล เช่น

-           Dear
-           Hello
-           Greetings
-           To Whom It May Concern (หากไม่ทราบชื่อผู้รับ)

3.แนะนำตัวเอง

หากเป็นการสื่อสารกับผู้รับครั้งแรก ให้แนะนำตัวเองในประโยคแรกของคุณ ระบุชื่อของคุณแล้วอธิบายความสัมพันธ์หรือความเกี่ยวข้องของคุณกับผู้รับ ตัวอย่างเช่น อาจารย์ต้องการทราบว่าคุณกำลังเขียนในฐานะนักศึกษาหรือคณาจารย์ และเจ้าของธุรกิจต้องการทราบว่าคุณเป็นลูกค้าหรือพนักงานของธุรกิจอื่นหรือไม่ สรุปย่อหน้าแรกของคุณด้วยหนึ่งประโยคที่ระบุเหตุผลในการเขียนของคุณ

4.สื่อสารข้อความของคุณอย่างกระชับ

ย่อหน้าถัดไปให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน คุณอาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณและอธิบายวัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมล์ กำหนดเวลา ส่วนนี้ควรมีความยาวหนึ่งหรือสองย่อหน้า

5.ข้อความปิด

ย่อหน้าสุดท้ายของคุณ กล่าวขอบคุณสำหรับเวลาที่พวกเขาอ่านและพิจารณาข้อความของคุณ และหวังว่าจะได้รับการตอบกลับต่อไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพียงหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากพวกเขา หรือคุณอาจต้องการจัดประชุมแบบตัวต่อตัว

สุดท้าย ให้ใช้การปิดอย่างเป็นทางการและเซ็นชื่อของคุณ โดยให้ข้อมูลการติดต่ออย่างมืออาชีพตามความเหมาะสม ต่อไปนี้คือคำปิดอย่างเป็นทางการ เช่น

Regards,
Best,
Sincerely,
Yours,
Respectfully,
With respect,

6 ตรวจทานและส่งอีเมล์

ก่อนส่งอีเมล์ ตรวจทานการพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อย่างละเอียด คุณสามารถใช้แอปพิเคชั่นพิสูจน์อักษรซึ่งมีให้ใช้งานฟรีทางออนไลน์ ซึ่งจะสแกนข้อความของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง

รูปแบบอีเมล์ทางการ

Dear [ชื่อผู้รับอีเมล์],
 
My name is [ชื่อ นามสกุลของคุณ], and I am [อธิบายความสัมพันธ์ของผู้ส่งและรับอีเมล์]. I am writing to [อธิบายเหตุผลที่ต้องการติดต่อ].
 
[บอกรายละเอียดของตนเองสั้นๆ พร้อมบอกวัตถุประสงค์ในการส่งอีเมล์มา]. [เพิ่มเติมข้อมูลที่สำคัญโดยใช้ข้อความสั้น กระชับ ได้ใจความ].
 
Thank you for your time. I hope to [speak with/hear from/meet] you soon.
 
[คำลงท้ายอย่างเป็นทางการ],
[ลงชื่อ นามสกุลของคุณ]
[ชื่อตำแหน่งและรายละเอียดการยติดต่อกลับ]
 
 
ตัวอย่างอีเมล์ทางการ

Subject: Research Assistant Opening

Dear Professor Thomas,

My name is Sarah Smith. I am a second-year graduate student in the School of Business Management. I am writing regarding the research assistant opening the department listed in its recent bulletin.
 
As an aspiring entrepreneur, I am deeply interested in studying how developments in start-up funding have influenced the corporate structures of new companies operating in international markets. I believe the research you are leading aligns closely with my proposed thesis, and I am sure it would be an excellent opportunity to apply the skills I have developed while pursuing my graduate studies. I have attached my CV for your consideration.
 
Thank you for your time. I hope to hear from you soon.
 
With respect,
Sarah Smith
 

หวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกๆคนนะค่ะ หากต้องการเรียนรู้การเขียนภาษาอังกฤษอย่างเป็นทางการเพิ่มเติม สามารถติดต่อ Speak Up Language Academy ได้นะค่ะ เราพร้อมให้คำปรึกษาทุกคนค่ะ